Cómo evitar los errores de facturación más comunes entre las PYMES
Actualizado : 21.11.2022
Los errores en la facturación causan no pocos contratiempos. Por eso, prevenir problemas y optimizar procesos es clave para que un negocio prospere. Programas como Visionwin son, en este sentido, un buen aliado para las PYMES. Agilizan la tarea y reducen el riesgo de caer en pequeñas equivocaciones involuntarias.
Errores más comunes a la hora de facturar
Entre los fallos más frecuentes que se dan durante la facturación está el remitir una factura a la persona equivocada. Debes tener en cuenta que quien contrata no siempre es quien gestiona el pago. Por eso, pregunta este dato previamente para poderla enviar al destinatario adecuado. Lo contrario podría complicar el proceso y retrasar el momento de cobro.
No facturar cuando se debe tampoco es aconsejable. Esto da pie a olvidos y no transmite profesionalidad. Como proveedor, es tu responsabilidad emitir la factura que corresponda conforme a lo acordado con el cliente. Asegúrate de que el documento no contenga faltas ortográficas ni otros errores. La identidad corporativa es otro aspecto que tener en cuenta, por lo que incluir el logo y mostrar un diseño cuidado ayudará a que el cliente identifique tu negocio y no pase tu factura por alto.
Te recomendamos desglosar los conceptos en la medida de lo posible, para evitar malentendidos o confusiones. Del mismo modo, incluye las condiciones de forma clara, indicando el medio de pago y la fecha de vencimiento. Tampoco olvides información relevante, como el número de cuenta al que quieres que el cliente haga el ingreso por transferencia bancaria.
¿Y qué pasa con los pagos atrasados? Para que no queden relegados al fondo de un cajón establece un protocolo interno para identificarlos y gestionarlos bien. Por último, recuerda asegurar tus datos con copias de respaldo que puedan sacarte de un apuro. Más allá de archivar tus documentos en papel, es importante contar con un registro digital por año fiscal y disponer de toda la información a mano y organizada cuando lo necesites.
Ventajas de utilizar un software de facturación para evitar errores
Las principales ventajas para reducir errores, con un programa de facturación, tienen mucho que ver con la automatización de procesos. Además de guardar los datos de manera centralizada, podrás generar facturas correlativas al momento, rellenando información con un simple clic y desde donde quieras, con un servicio en la nube. Este tipo de software también permite vincular diferentes procesos, como el de facturación, planificación o gestión comercial. Así puedes controlarlo todo desde un mismo panel.
La posibilidad de obtener informes y gráficos comparativos te facilitará el análisis de tus cuentas, algo básico para optimizar recursos y aumentar tus márgenes de beneficio. Por otro lado, evitarás más de un despiste con algunas herramientas que suelen estar integradas. Una de las más populares es la agenda – calendario para la organización de citas; asimismo, gracias a las anotaciones podrás tener a vista las previsiones de cobros y pagos. La conciliación bancaria automática es otra de las funcionalidades que deberían animarte a dar el paso y dejar el boli y el papel a un lado.