Apuntes > Importación facturas con IA/OCR

Este documento explica, paso a paso el funcionamiento del sistema de contabilización automática de facturas mediante OCR/IA, tanto de compras (facturas recibidas) como de ventas (facturas emitidas).

Introducción

•Resumen: El Gestor OCR permite importar facturas en formato PDF, procesarlas mediante un servicio de OCR/IA , generar asientos contables sugeridos y, tras revisión, contabilizarlos automáticamente.

•Objetivo: Reducir tiempo de entrada manual, minimizar errores humanos y acelerar la contabilización de facturas de compras y ventas.

Requisitos

•Conexión a Internet estable para el servicio OCR/IA.

•Permisos de usuario en la aplicación: acceso al gestor OCR y permisos para contabilizar.

•Archivos PDF legibles (evite PDFs protegidos o con imágenes muy borrosas).

Privacidad y Protección de Datos

El módulo OCR cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR) europeo. A continuación se detallan los aspectos más importantes para el usuario.

Consentimiento inicial

•La primera vez que acceda al módulo OCR, se le mostrará un aviso de privacidad donde se le informará sobre el tratamiento de sus datos.

•Deberá aceptar el envío de facturas al servicio de IA para poder utilizar el módulo. Si no acepta, el módulo OCR no se abrirá y podrá introducir los datos manualmente en la entrada de asientos.

•Una vez aceptado, su decisión se recordará para futuras sesiones y no se le volverá a preguntar. Podrá procesar tantas facturas como desee sin interrupciones.

¿Qué sucede con mis facturas?

•El documento PDF se envía de forma segura (cifrado HTTPS) a los servidores de OpenAI Ireland Ltd. (Dublín, Irlanda, Unión Europea), donde se procesa mediante inteligencia artificial para extraer los datos.

•Inmediatamente después de extraer los datos (aproximadamente 14 segundos), el documento se elimina automáticamente de los servidores de OpenAI. El sistema realiza hasta tres intentos de eliminación para garantizar que el documento no permanece almacenado.

•El servicio de IA no utiliza sus facturas para entrenar modelos de inteligencia artificial (opción desactivada en la configuración del servicio).

•Existe un contrato de tratamiento de datos (DPA) firmado con OpenAI que garantiza el cumplimiento de la normativa europea de protección de datos.

Derechos del usuario

•Puede revocar su consentimiento en cualquier momento. Si lo hace, la próxima vez que acceda al módulo OCR se le volverá a solicitar la autorización.

•Si no desea utilizar el servicio de IA, siempre puede introducir los datos de las facturas manualmente desde la entrada de asientos contables.

•Para cualquier consulta sobre el tratamiento de sus datos, contacte con el responsable de protección de datos de su organización.

Flujo de trabajo (resumen rápido)

•Seleccionar tipo de factura (Compras o Ventas).

•Agregar facturas (selección o arrastrar y soltar).

•Pulsar Procesar Cola para generar asientos automáticamente.

•Revisar facturas procesadas (si es necesario) y corregir líneas.

•Contabilizar (individual o masivo) las facturas aprobadas.

Uso detallado paso a paso

0) Seleccionar tipo de factura. Elige si vas a contabilizar facturas de compras (recibidas) o de ventas (emitidas).

•Usa el selector desplegable en la parte superior de la ventana del Gestor OCR.

•Opciones:

•Compras / Gastos: Para facturas recibidas de proveedores

•Ventas / Ingresos: Para facturas emitidas a clientes

1) Agregar facturas. Se utiliza para añadir facturas a la cola de procesado.

•Botón: Agregar Facturas.

•Cómo:

•Pulsa Agregar Facturas y selecciona uno o varios PDFs.

•También puedes arrastrar archivos a la ventana (drag & drop). Si trabajas en la nube, primero debes arrastrar los archivos a la ventana para que se suban al servidor y posteriormente usar el botón Agregar Facturas. En el diálogo de selección de archivos puedes usar la selección múltiple.

•Comportamiento:

•El sistema normaliza nombres de archivo para evitar caracteres problemáticos.

•Si añades muchos archivos (más de 3), el gestor muestra un resumen y trata el trabajo como un lote.

•Buenas prácticas:

•Evita archivos PDF con protección, mala resolución o los que toda la factura sea una imagen incrustada.

2) Procesar la cola (OCR y generación de asientos). Iniciará el proceso de reconocimiento de facturas.

•Botón: Procesar Cola.

•Cómo:

•Tras añadir los PDFs, pulsa Procesar Cola.

•Aparecerá un medidor de progreso con posibilidad de cancelar.

•El sistema enviará los documentos al servicio OCR/IA y generará un asiento sugerido por cada factura ( son asientos temporales, no se almacenarán en la contabilidad hasta que lo solicitemos )

•Resultado:

•Las líneas de las facturas pasan a estado Procesado o Error

•Se muestra un resumen con número de procesados y errores.

•Recomendaciones:

•Procesar en lotes moderados para evitar tiempos excesivos ( dependiendo de la complejidad de la factura, el procesado puede llevar entre 10 - 20 segundos por factura )

3) Contabilizar (individual o masivo). Permitirá traspasar a la contabilidad las facturas ya procesadas.

•Contabilizar individual :

•Selecciona la factura de la lista y pulsa el botón derecho del ratón, elegir la opción de Contabilizar Seleccionado.

•Confirmar la acción.

•El sistema registrará el asiento y marcará la factura como Contabilizada

•Contabilización masiva:

•Pulsa el botón de Contabilizar (o utiliza la opción Contabilizar todos del menú al pulsar el botón derecho del ratón).

•El sistema solicitará confirmación indicando cuántas facturas serán contabilizadas.

•El proceso muestra un resumen final con contadores de éxito y errores.

•Recomendaciones:

•Antes de la contabilización masiva, revisa las cuentas por defecto ( con el botón Configuración ) y haz una revisión rápida de las facturas candidatas.

•Importante:

•Si en la configuración está marcada la opción Borrar Archivos Originales una vez procesados, tras contabilizar la factura se borrará el PDF original.

•Sólo se contabilizarán las facturas cuyo estado sea Procesado

4) Revisar una factura. En caso de que el asiento generado sea incorrecto o incongruente podemos usar esta opción

•Botón: Revisar Factura

•Cómo:

•Selecciona la factura en la lista y pulsa Revisar Factura.

•Si necesitas que la IA reprocese la factura con instrucciones específicas, indícalo en el texto preparado para ello.

•Revise las líneas del asiento: cuenta, debe/haber, importes, Importe con impuestos, concepto, departamento/proyecto.

•Consejos:

•Revisa especialmente facturas con importes altos, comprobantes con varios impuestos o facturas que contengan retenciones, suplidos, descuentos, etc.

5) Eliminar facturas de la cola. Nos permite eliminar facturas que no queremos que se procesen.

•Botón: Eliminar.

•Cómo:

•Selecciona la línea de la factura que queramos eliminar de la cola y pulsar Eliminar.

•Confirma la acción en la ventana emergente.

6) Editar líneas del asiento. Podemos modificar las líneas del asiento temporal generado para ajustarlo a nuestras necesidades, o si tenemos que corregir cualquier datos.

•Botón: Modificar Línea (cuando estas en la vista de líneas del asiento). También podemos hacer doble click sobre la línea a modificar.

•Cómo:

•Seleccionar la línea a modificar en el lista

•Pulsar Modificar Línea y ajustar la cuenta, el importe, el concepto, departamento o proyecto. Si modificamos el proveedor, se ajustará automáticamente en la contrapartida de las líneas de IVA e IRPF

•Aceptar para guardar los cambios

OTRAS OPCIONES

Configuración. Nos permitirá ajustar parámetros del funcionamiento del OCR.

•Acceso: Usaremos el botón Configurar

•Campos clave y qué significan:

•Cuentas de Compra / Gasto (se utilizan cuando el tipo de factura es Compra/Gasto):

•Proveedor: cuenta contable por defecto para proveedores.

•Gasto: cuenta donde se registran los gastos.

•IVA Soportado, Recargo Equiv. IRPF: cuentas por defecto para impuestos y retenciones en compras.

•Cuentas de Venta / Ingreso (se utilizan cuando el tipo de factura es Venta/Ingreso):

•Cliente: cuenta contable por defecto para clientes.

•Ingreso/Venta: cuenta donde se registran los ingresos por ventas.

•IVA Repercutido: cuenta donde se registra el IVA cobrado a clientes.

•IRPF Repercutido: cuenta para retenciones practicadas al cliente (si procede).

•Cuentas comunes:

•Cuadres: cuenta de diferencias/cuadres.

•Departamento, Proyecto: valores por defecto opcionales si utilizamos contabilidad analítica.

•Opciones de procesamiento:

•Generar Vencimientos en la previsión de pagos: si el sistema debe generar vencimientos automáticos.

•Borrar archivos originales una vez procesados: si debe eliminarse el PDF tras contabilizar.

•Guardar resultados de IA en gestión documental: si se deben conservar los JSON interpretados para auditoría.

•Igualar el concepto de todas las líneas: Si está activo todas las líneas se formarán de acuerdo al concepto especificado en esta configuración. Si no es así, el intérprete de facturas asignará conceptos automáticos.

•%1 - Indica el número de la factura

•%2 - Indica el nombre del proveedor

•%3 - Indica el NIF del proveedor

•%4 - Indica la fecha de la factura

•%5 - Indica el importe total de la factura