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El módulo de mantenimientos permite gestionar servicios, cuotas o contratos recurrentes que se facturan periódicamente a los clientes. Está diseñado para automatizar la facturación de servicios como cuotas de soporte, mantenimiento de equipos, licencias de software, servicios de limpieza, alquileres periódicos o cualquier otro concepto que requiera una facturación recurrente.
El funcionamiento general del módulo se divide en tres partes:
1. Configuración de productos de mantenimiento: Se definen los productos o servicios que se van a facturar, indicando el artículo asociado, el importe, el IVA aplicable y el periodo de facturación.
2. Alta de mantenimientos: Se crean los contratos de mantenimiento para cada cliente, asignando los productos contratados, las cantidades, la periodicidad de facturación y el tipo de mantenimiento (tarifa plana o consumo limitado).
3. Facturación periódica: Mediante el proceso de facturación de mantenimientos se generan automáticamente los albaranes a cliente o recibos a cliente según la periodicidad configurada.
El módulo de mantenimientos se compone de los siguientes apartados:
Mantenimientos: Gestión de los contratos de mantenimiento de los clientes. Cada mantenimiento define el cliente, los productos contratados, la periodicidad, la forma de pago y el tipo de facturación.
Productos de mantenimiento: Catálogo de productos o servicios que se pueden incluir en los mantenimientos. Cada producto está vinculado a un artículo del fichero de artículos.
Grupos de mantenimiento: Clasificación de los productos de mantenimiento en grupos. Permite activar o desactivar grupos completos para la facturación.
Facturación de mantenimientos: Proceso que genera los albaranes o recibos a partir de los mantenimientos existentes, según los filtros y la periodicidad indicada.
Existen dos modalidades de mantenimiento:
Tarifa plana: Factura el importe del mantenimiento sin realizar ningún control posterior. Simplemente genera el albarán o recibo con los productos y cantidades contratadas.
Consumo limitado: Además de facturar el mantenimiento, controla el consumo real que el cliente hace de los productos contratados. Por ejemplo, si se contratan 10 horas de servicio al año, las primeras 10 horas facturadas en cualquier documento de venta tendrán un descuento o precio especial, y las que superen ese límite podrán tener otras condiciones. Esto permite que el cliente vea el ahorro que le supone el contrato de mantenimiento en cada factura.