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Importación facturas con IA/OCR

Este documento explica, paso a paso el funcionamiento del sistema de contabilización automática de facturas mediante OCR/IA, tanto de compras (facturas recibidas) como de ventas (facturas emitidas).

Introducción

  • Resumen: El Gestor OCR permite importar facturas en formato PDF, procesarlas mediante un servicio de OCR/IA , generar asientos contables sugeridos y, tras revisión, contabilizarlos automáticamente.
  • Objetivo: Reducir tiempo de entrada manual, minimizar errores humanos y acelerar la contabilización de facturas de compras y ventas.

Requisitos

  • Conexión a Internet estable para el servicio OCR/IA.
  • Permisos de usuario en la aplicación: acceso al gestor OCR y permisos para contabilizar.
  • Archivos PDF legibles (evite PDFs protegidos o con imágenes muy borrosas).

Privacidad y Protección de Datos

El módulo OCR cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR) europeo. A continuación se detallan los aspectos más importantes para el usuario.

Consentimiento inicial

  • La primera vez que acceda al módulo OCR, se le mostrará un aviso de privacidad donde se le informará sobre el tratamiento de sus datos.
  • Deberá aceptar el envío de facturas al servicio de IA para poder utilizar el módulo. Si no acepta, el módulo OCR no se abrirá y podrá introducir los datos manualmente en la entrada de asientos.
  • Una vez aceptado, su decisión se recordará para futuras sesiones y no se le volverá a preguntar. Podrá procesar tantas facturas como desee sin interrupciones.

¿Qué sucede con mis facturas?

  • El documento PDF se envía de forma segura (cifrado HTTPS) a los servidores de OpenAI Ireland Ltd. (Dublín, Irlanda, Unión Europea), donde se procesa mediante inteligencia artificial para extraer los datos.
  • Inmediatamente después de extraer los datos (aproximadamente 14 segundos), el documento se elimina automáticamente de los servidores de OpenAI. El sistema realiza hasta tres intentos de eliminación para garantizar que el documento no permanece almacenado.
  • El servicio de IA no utiliza sus facturas para entrenar modelos de inteligencia artificial (opción desactivada en la configuración del servicio).
  • Existe un contrato de tratamiento de datos (DPA) firmado con OpenAI que garantiza el cumplimiento de la normativa europea de protección de datos.

Derechos del usuario

  • Puede revocar su consentimiento en cualquier momento. Si lo hace, la próxima vez que acceda al módulo OCR se le volverá a solicitar la autorización.
  • Si no desea utilizar el servicio de IA, siempre puede introducir los datos de las facturas manualmente desde la entrada de asientos contables.
  • Para cualquier consulta sobre el tratamiento de sus datos, contacte con el responsable de protección de datos de su organización.

Flujo de trabajo (resumen rápido)

  • Seleccionar tipo de factura (Compras o Ventas).
  • Agregar facturas (selección o arrastrar y soltar).
  • Pulsar Procesar Cola para generar asientos automáticamente.
  • Revisar facturas procesadas (si es necesario) y corregir líneas.
  • Contabilizar (individual o masivo) las facturas aprobadas.

Uso detallado paso a paso

0) Seleccionar tipo de factura. Elige si vas a contabilizar facturas de compras (recibidas) o de ventas (emitidas).

  • Usa el selector desplegable en la parte superior de la ventana del Gestor OCR.
  • Opciones:

1) Agregar facturas. Se utiliza para añadir facturas a la cola de procesado.

  • Botón: Agregar Facturas.

  • Comportamiento:

  • Buenas prácticas:

2) Procesar la cola (OCR y generación de asientos). Iniciará el proceso de reconocimiento de facturas.

  • Botón: Procesar Cola.

  • Recomendaciones:

3) Contabilizar (individual o masivo). Permitirá traspasar a la contabilidad las facturas ya procesadas.

  • Contabilizar individual :

  • Contabilización masiva:

  • Recomendaciones:

  • Importante:

4) Revisar una factura. En caso de que el asiento generado sea incorrecto o incongruente podemos usar esta opción

  • Botón: Revisar Factura

5) Eliminar facturas de la cola. Nos permite eliminar facturas que no queremos que se procesen.

  • Botón: Eliminar.

6) Editar líneas del asiento. Podemos modificar las líneas del asiento temporal generado para ajustarlo a nuestras necesidades, o si tenemos que corregir cualquier datos.

  • Botón: Modificar Línea (cuando estas en la vista de líneas del asiento). También podemos hacer doble click sobre la línea a modificar.

7) Bloqueos por fechas. Los asientos generados con IA respetan los bloqueos por fechas de la contabilidad.

  • Si alguna cuenta contable que interviene en la factura, como las de IVA, o el diario están bloqueados para la fecha de la factura, la factura se procesa igualmente pero no se podrá contabilizar.
  • Las líneas del asiento quedan visibles en la pantalla para poder revisarlas y, si lo desea, corregirlas.
  • Al finalizar el proceso de la cola se muestra un único aviso con las facturas afectadas y el motivo de cada una.
  • Para poder contabilizar la factura deberá retirar antes el bloqueo de la cuenta o del diario, o cambiar las cuentas de las líneas por otras que no estén bloqueadas.

**OTRAS OPCIONES **

Configuración. Nos permitirá ajustar parámetros del funcionamiento del OCR.****

  • Acceso: Usaremos el botón Configurar

  • Campos clave y qué significan:

  • Cuentas de Compra / Gasto (se utilizan cuando el tipo de factura es Compra/Gasto):

  • Cuentas de Venta / Ingreso (se utilizan cuando el tipo de factura es Venta/Ingreso):

  • Cuentas comunes:

  • Opciones de procesamiento:

Ver log. Permite consultar el registro de acciones de la importación de facturas.

  • Acceso: Usaremos el botón Ver log
  • En este registro quedan reflejados los avisos y las incidencias de cada proceso, por ejemplo las facturas que no se han podido contabilizar y el motivo.