En la gestión de documentos del programa Visionwin, existen aspectos comunes.
CAMPOS
Serie del documento, corresponde al fichero de series. Una vez se ha creado el documento, la serie no puede ser modificada
Número del documento. Este valor se calcula automáticamente cuando se guarda el documento en el momento de añadirlo. Se puede modificar el contador del documento desde el fichero de series. Una vez asignado no se puede modificar. Existen varios documentos que se pueden configurar para que al crearse, se pregunte el número de documento.
Fecha del documento, en algunos casos aparece también la semana al lado de la fecha, este dato corresponde al número de la semana dentro del año de la fecha.
Cliente/Proveedor asignado al documento. Pulsando sobre el icono 
se accede a la ficha para poder modificar directamente
Divisa en que se van a introducir los importes del documento. Si se modifica la divisa de un documento con artículos, se volverán a calcular los precios en base al cambio de la divisa actual con la nueva. Dicho cambio se puede configurar en la divisa
Observaciones Notas sobre el documento
Seguimiento En muchos documentos se puede indicar un seguimiento. Este permite introducir apuntes con fecha, hora y usuario, con la posibilidad de programar avisos. Un documento puede tener varios seguimientos. Los seguimientos también se mostrarán en el calendario.
Más Datos. Los documentos de Venta disponen de esta Información adicional que se puede configurar en la empresa para poder introducir más datos en los documentos. Se puede indicar que campos han de aparecer en cada documento de venta. Esta información se puede utilizar para la impresión de documentos, visualización y listados.
Información. Los documentos de venta disponen de la pestaña información que muestra información estadística del artículo que se está introduciendo en el documento. La información incluye las últimas ventas del artículo al cliente, con la información del precio, fecha y cantidad, y una gráfica de la evolución del precio y cantidades en las últimas ventas al cliente.
Documentos de Venta:
Todos los documentos de Venta contienen los siguiente datos:
Dirección alternativa asignada al documento, se muestran las direcciones alternativas del cliente
Forma de pago que se aplica al documento, por defecto toma la del cliente pero puede ser modificada
Representante y 2º Representante. El representante se toma de la ficha del cliente y puede ser modificado, se utiliza el 2º representante para el cálculo de las liquidaciones a representante cuando se efectúen las facturas o tiquets.
Contacto del documento. Se muestran los contactos del cliente
Tarifa que se aplicará a los precios del presupuesto según la ficha del artículo
Utilizar nombre del artículo. Se incluirá el nombre de los artículos en la columna Descripción del cuerpo del presupuesto
Utilizar observaciones del artículo. Se incluirán las observaciones de la pestaña Nota de la ficha del artículo en la columna Descripción del cuerpo del presupuesto. Si el contenido tiene más de una línea, añadirá las líneas necesarias en el cuerpo del presupuesto.
Pestaña Datos Cliente: Se incluyen los datos del cliente manualmente sin estar dado de alta
Significado de cada columna disponible en el cuerpo del documento
En estos enlaces se detalla la información y acciones que se pueden realizar en el total del documento
DETALLE DE ARTÍCULOS
En el cuerpo del documento se introducen los artículos. Estas son las funciones comunes en todos los documentos:
Icono |
Función |
Acceso directo |
|
Abre una línea nueva en el documento |
Enter y A |
|
Modifica una línea del documento |
E |
|
Borrar la línea actual |
B |
|
Configurar el aspecto visual del cuerpo del documento |
G |
|
Permite introducir un comentario en el cuerpo del documento sin indicar código de artículo. En el comentario se puede asignar cantidad y precio posteriormente. Un comentario puede estar formado de varias líneas. |
C |
|
Insertar una línea en blanco en la posición actual. Esta línea posteriormente puede ser modificada y asignar un artículo con cantidad y precio |
I |
|
Permite modificar más datos de la línea |
M |
|
Marca/Desmarca la línea para que no sea impresa en los documentos. |
N |
|
Añade un subtotal en el documento. |
S |
|
Elimina todos los artículos del documento |
T |
|
Importa desde una hoja de cálculo o fichero compatible al cuerpo del documento |
Z |
|
Indica a la línea que se sume directamente al total sin pasar por los cálculos de descuentos, impuestos y recargos del total del documento |
L |
|
Indica a la línea que se reste directamente al total sin pasar por los cálculos de descuentos, impuestos y recargos del total del documento |
O |
|
Deshabilita la función de suma o resta directa |
H |
|
Lanza una consulta sobre el artículo actual |
Q |
|
Permite buscar información en el cuerpo del documento por cualquier campo |
U |
|
Acceso rápido a las imágenes del artículo |
G |
|
Permite importar líneas de otros documentos |
N |
|
Marca/Desmarca todas las líneas del documento para que no sean impresas |
|
|
Modifica información de la línea del documento |
|
Al final del detalle de los artículos se muestran líneas informativas sobre la línea y el artículo actual. Esta información puede ser configurada por el usuario en la ficha de la empresa
OPCIONES
Los documentos poseen varias opciones para realizar interacciones con ellos. A estas opciones se accede desde el menú lateral Más Opciones . La opción que se ejecuta se aplicará sobre el documento que tenga situado encima la barra horizontal en el momento de pulsar sobre la opción. En el caso de que haya opciones que se apliquen en todos los documentos, se mostrará con antelación a la ejecución de la opción y se pedirá verificación añadida. Las opciones que se aplican a todos los documentos de la lista, se ven afectadas por la búsqueda avanzada que haya aplicada en el momento de ejecutar la opción.
Existen opciones comunes que poseen la gran mayoría de documentos:
Impresión Todos los documentos ( Facturas de cliente, albaranes, presupuestos, entradas y salidas de almacén, compras, etc ... ) incluyen la opción de impresión. Esta impresión permite seleccionar el destino para poder enviar el documento por email, imprimirlo en formato PDF, verlo por pantalla o imprimirlo por la impresora. Cualquier formato de impresión del programa es totalmente configurable por el usuario mediante el editor de formatos FastReport que incluye el programa.
Consultar datos Muestra una lista de los documentos con el detalle interactivo de cada uno. Al desplazarse por los documentos, se refresca el contenido de los artículos en tiempo real. Se puede realizar un filtro para seleccionar los documentos que se desean mostrar. Existen documentos que muestran más información a parte de los artículos, como puede ser los pagos que tienen aplicados. Al salir de la pantalla de consulta, se situará la barra horizontal de selección encima del documento en que se estaba en la consulta, de esta forma esta opción también resulta útil para localizar documentos.
Cambiar estado impreso Conmuta la marca de impreso de un documento. En el caso de que esté marcado ya como impreso, lo desmarcará y viceversa.
Marcar para etiqueta Marca las etiquetas de los artículos que se incluyen en el documento. Las etiquetas se marcan en el propio fichero de artículos