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8.- Series

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En este apartado se introducen las series de numeración que serán utilizadas por todos los documentos de programa.  Es muy importante tener  bien definidas las series para poder diferenciar los periodos de años en los documentos. La gestión del fichero se realiza mediante la Ventana de Datos y Visualización con las opciones estándar. También se pueden realizar las siguientes funciones:

 

clip0074 Defecto. Pulsando en esta opción definiremos la  serie por defecto que utilizarán todos los documentos. Esta opción  también es accesible pulsando  la tecla [T]
clip0149 Inicializar contadores. Pulsando sobre este icono, se inicializarán todos los  contadores de la serie. Esta opción es útil después de duplicar una serie que ya tiene  valores, de este modo adquirimos la información de  la  serie, pero ponemos a 0 todos sus contadores para poder ser utilizada.

 

En la ventana de alta/modificación nos aparece la siguiente  pantalla.

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Código: Tipo Numérico, Ancho  4. Código de  la  serie. Si utilizamos las  series de los  documentos para diferencias los  años  en los documentos,  es  aconsejable introducir el número  del año en el código.  De  este modo  tendremos una forma más visual  a la hora de presentar los informes.

clip0134 Pulsando sobre este icono se revisarán los códigos libres que existan empezando desde el 1, si se encuentra un hueco  entre códigos, nos mostrará el código correspondiente, de lo contrario aparecerá el próximo código  a continuación  del último existente.

Nombre:Nombre identificativo de la serie.

 

NOTA:  Los valores que se muestran en  los  contadores corresponden  al  último  documento  efectuado.

 

Compras: En este apartado se definen  todos  los campos correspondientes a las compras.

Contadores de Compras:

Pedidos: Contador de los Pedidos Proveedor.

Albaranes:  Contador de los  Albaranes Proveedor.

Devoluciones: Contador de las Devoluciones Proveedor

Facturas: Contador de las Facturas Proveedor.

Inventarios: Contador  de las Gestiones de Inventario

Entradas: Contador de las entradas de  almacén.

Salidas:  Contador de las salidas de almacén.
Remesas: Contador de remesas de vencimientos de compra

 

Contabilidad:

Subcuenta Compras:  Subcuenta utilizada para realizar los asientos de los documentos de compra que contengan esta serie

Iva Portes Compras: Código de I.V.A. para enlazar los portes de las facturas de compra

Subcuenta Portes Compras: Subcuenta utilizada para realizar los asientos de las facturas de compra que contengan  portes.

Usar documento proveedor en enlace. Al enlazar las facturas de compra, creará el concepto del asiento a partir del número de documento del proveedor en lugar del número interno de la factura .

Concepto Compras: Concepto que se  aplicarán en el asiento  generado  a contabilidad.

Subcuenta Descuentos: Subcuenta para reflejar los descuentos de las facturas de compra.

Suculenta Recargo: Subcuenta para reflejar los recargos financieros de las facturas de compra.

Enlazar compras por familias: Marcando esta opción se enlazarán las facturas de compra, separando las bases de compra según la cuenta que se indique en las familias de cada artículo que compone la factura.

No usar serie al crear nº de documento : Marcando esta opción al generar el número de documento para enlazar en contabilidad, no se usará el número de serie, es decir, si no marcamos este campo un documento podría ser "2006-0003948", marcándolo, se quedaría como "0003948".

 

Ventas: En este apartado s e definen todos  los  campos correspondientes a  las ventas.

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Contadores de Venta:

Presupuestos a Clientes: Contador de los Presupuestos Cliente

Pedidos de Cliente: Contador de los Pedidos Cliente

Albaranes a Clientes:  Contador de  los  Albaranes Cliente.

Facturas de Clientes: Contador de las Facturas Cliente.

Ingresos: Contador de la gestión de Ingresos

Ordenes de Taller:  Contador de las  Ordenes de  Taller.

Trabajos en Taller: Contador  de los Trabajos de Taller.

Liquidaciones: Contador de las liquidaciones a Representantes

Mantenimientos: Contador de los Mantenimientos

Alquileres: Contador de los Alquileres

Ofertas: Contador de la  gestión de Ofertas.

Hojas de Ruta : Contador para la gestión de Hojas de Ruta de envío a transportistas.

 

Descripciones

Facturas Clientes: Descripción de la serie para ser utilizada en la  impresión de  documentos de  Venta

 

Contabilidad

Concepto Ventas: concepto que se aplicará en el asiento generado a contabilidad

Subcuenta Ventas: Subcuenta utilizada para realizar los asientos de las facturas de Venta.

Subcuenta Descuentos : Subcuentas que se utilizarán para realizar un apunte correspondiente al primer y segundo descuento de la factura de Venta.

No Detallar : Marcando esta opción debajo de la casilla de descuento correspondiente, obligará al proceso de enlace contable a no detallar el importe del descuento en una subcuenta por separado, restando dicho importe del importe correspondiente de la subcuenta de ventas. Esto es útil cuando no se desea reflejar los descuentos realizados en el programa contable. Este proceso no es compatible con el enlace por familias.

Enlazar por familias: Cuando se activa  esta opción, se realiza un apunte  por familia que contiene la factura de Venta. Ver Familias

Subcuenta Dtos. Cuenta utilizada para contabilizar los descuentos de las facturas de venta.

Subcuenta IRPF. Subcuenta que se utilizará para enlazar las facturas que contengan IRPF.

Subcuenta Ecotasa. Subcuenta para reflejar el impuesto de ecotasa que se genera en las facturas de venta.

Subcuenta Ecopila. Subcuenta para reflejar el impuesto de ecopila que se genera en las facturas de venta.

No usar serie al crear nº de documento : Marcando esta opción al generar el número de documento para enlazar en contabilidad, no se usará el número de serie, es decir, si no marcamos este campo un documento podría ser "2006-0003948", marcándolo, se quedara como "0003948".

 

Forma de pago por defecto en facturas cliente directas: En este campo se indica la forma de pago que se aplicará en las facturas a clientes directas cuando se realicen con esta serie. Esta opción puede resultar útil para los terminales de mostrador, cuando la mayoría de facturas que realizan son de contado, de este modo se puede asignar una serie para las facturas de contado, y se realizarán todas con la misma forma de pago independientemente de la que esté asignada en el fichero de clientes

 

Tpv: En este  apartado se definen los parámetros correspondientes al Terminal Punto de Venta.

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TPV

Tiquets: Contador de los Tiquets de Venta

Arqueos: Contador de los Arqueos de caja

Vales:Contador de los vales.

Retiradas: Contador de las retiradas de caja

Número según Día del Año: Cuando se activa esta opción  la numeración de  los arqueos de caja se realiza según el día del Año. Esto nos permite  poder efectuar arqueos de días anteriores sin que varía el número del mismo.

 

Contabilidad

Subcuenta Total Arqueo: Subcuenta utilizada para el apunte correspondiente al Total del arqueo

Crear Ingreso a Caja: Cuando se activa este campo, cada vez que se enlace un  Arqueo de Caja  se generará el asiento correspondiente el ingreso de Caja según la cuenta Subcuenta Cobro Arqueo. En el caso de no estar definida esta cuenta, se tomarán las cuentas de los diferentes tipos de cobro indicados en las formas de pago que han sido utilizadas en los tiquets incluidos en el arqueo de caja.

Subcuenta Ventas Arqueo: Subcuenta utilizada para el campo  de las ventas en el arqueo

Subcuenta Cobro Arqueo: Subcuenta utilizara para el  apunte del  ingreso de caja. Si se deja en blanco utilizará la subcuenta asignada en el tipo de cobro de la forma de pago.

 

Producción: En este apartado se definen los parámetros que afectan a los procesos de producción

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Ordenes de Producción A: Contador para las ordenes del proceso Producción Tipo A

Ordenes de Producción B Material: Contador para las ordenes de Material del proceso Producción Tipo B

Ordenes de Producción B Tiempos: Contador para las ordenes de Tiempos del proceso Producción Tipo B

 

Obras. Contador para los partes de Obras

 

General: Parámetros  generales correspondiente a  la Serie.

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General:

Acumular: Cuando esta opción está activa,  los movimientos efectuados en todos los documentos serán aplicados a sus respectivas fichas (Stock,  acumulados de venta, acumulados de compra,  etc...).   Esta opción es útil si queremos realizar documentos que sean totalmente transparentes a la gestión.

Bloquear: Esta  opción bloquea la serie de  tal modo que no se podrán añadir, editar ni borrar documentos correspondientes a la serie.  Esta opción es útil cuando tenemos cerrado un periodo  de gestión y no queremos que se modifiquen los datos (Trimestres de I.V.A., cierre de ejercicios contables, etc...)

Especial:  Cuando se activa esta opción, no se aplicarán los impuestos a los documentos.

 

I.R.P.F.:

%: En este campo se introduce el % de I.R.P.F. que se aplicará a los documentos.

S/ Base: El % del I.R.P.F. se aplica sobre la  Base Imponible del documento.

S/Total: El  % del I.R.P.F.  se aplica sobre el  Total de la Base Imponible del documento.

 

Confirmar Números en documentos. Al activar esta opción, cuando se finalice un documento de esta serie, se pedirá conformidad en el número, el cual podrá ser modificado. Esta opción resulta útil para documentos que se realizan mediante blocks numerados.

 

Enlace contable.

Enlace en contabilidad. Indicaremos en qué empresa de contabilidad se deben enlazar los documentos de la serie.

 

Registro documental.

Número de registro. Indicaremos a partir de qué número debe guardarse el registro documental de documentos.

 

Huecos. En esta lista aparecen todos los huecos existentes en la numeración de los documentos de la serie. Estos huecos se generan cuando se elimina un documento y no es el último, entonces se genera un registro con el número eliminado para poder asignarlo automáticamente en las próximas altas.

       

NOTA SOBRE LOS CONCEPTOS DE ENLACE CONTABLE.

Los conceptos de enlace con contabilidad forman el concepto del asiento y estos pueden definirse de distintas formas.

Dejándolo en blanco. Se generará un concepto con el número de factura y el número del cliente.

Introduciendo un texto inicial. Se generará un concepto con el texto inicial + número de factura + número del cliente. Por ejemplo : introduciendo un texto inicial de "N/Fra. " conseguiremos un concepto que será "N/Fra. 0001/00123/43000254".

Introduciendo parámetros. Por último también podemos introducir diversos parámetros en el texto del concepto para conseguir otros resultados:

%1 Permite introducir el número del documento.

%2 Para indicar la fecha del documento.

%3 Para incluir el código del cliente/proveedor

%4 Para incluir el nombre del cliente/proveedor.

 

Ejemplo. "N/Fra.%1 de Fecha %2 . Cliente:%3"

 

Otros. En este apartado se introducen otros campos utilizados en la serie.

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Impresos por correo electrónico. En este apartado se definirán los conceptos que se utilizarán en el correo electrónico generado cuando se envíen documentos por correo electrónico.

Asunto. Este literal será el utilizado como asunto en el correo electrónico generado

Mensaje. Este literal será el utilizado como asunto en el correo electrónico generado.

Ayuda. Muestra las opciones de configuración del asunto del mensaje.

       %1 . Se reemplaza por el número de factura

       %2 . Se reemplaza por la fecha de factura